Pod nazwą biuro wirtualne kryje się funkcjonująca firma, która udostępnia innym podmiotom przestrzeń potrzebną do prowadzenia aktywności biznesowej. Wynajmujący może zatem zarejestrować własną aktywność pod jej adresem, wykorzystywać tamtejszą skrzynkę pocztową, no i także wirtualne biuro korzystać z jej obsługi telefonicznej względnie e-mailowej, ewentualnie wypożyczyć miejsce przy komputerze, biurko dla pracownika czy akuratną salę konferencyjną by odbyć biznesowe spotkanie. Zazwyczaj na niewielkiej powierzchni takiego biura wirtualnego działa nieledwie sto podmiotów. Interesanci którzy postanowili wynająć biuro wirtualne powinni zaadaptować się do tego, że jest ono otwarte w wyznaczonych godzinach, o ile przykładowo pragniemy sprawdzić dokumenty albo odbyć biznesowe spotkanie. Większa część biur wysyła kontrahentowi przyjętą pocztę w tygodniowych pakietach i wysyła ustaloną ilość faksów miesięcznie ewentualnie odbiera ustaloną liczbę telefonów, co ustalone jest w ustalonym z klientem abonamencie. Z tego powodu należałoby wprzódy zestawić oferty innych biur oraz starannie przyglądnąć się umowie przed jej podpisaniem. Ważkie jest również stwierdzenie faktu, że faktycznie firma zatrudnia profesjonalną kadrę oraz gdzie przechowuje dokumentację użytkownika. Przedsiębiorca wybierający tego typu alternatywę oszczędza przy wynajmie biura, rachunkach za media jak i zatrudnieniu obsady do obsługi tego lokalu. Miesięczny abonament za takie biuro wynosi na ogół zaledwie 50 złotych bez Vatu, wobec tego używając e-biura da się oszczędzić nawet do dwóch tys. zł miesięcznie. Rozwiązanie jawi się wcale pomocne w wypadku, jeśli biznesmen w tej chwili organizuje firmę dlatego chce zredukować startowe wydatki. Oprócz oszczędności pieniędzy przedsiębiorca oszczędza na czasie. Takie biuro umożliwia mu oswobodzenie się od obowiązku odbierania listów i przesyłek poleconych.
